校務文書與家長溝通提示：通告、家長信與會議紀錄

星期二朝早七點半，副校長在辦公室趕一份給中二家長的突發停課通知。她對通用 AI 說「幫我寫停課通告」，出來的稿把「敬啟者」寫成「親愛的家長」，還自行填了「停課至本週五」——而校務會議昨晚才決定只停一天。她慶幸沒有直接發出。

行政提示的價值，在於把格式、語氣與「可核實欄位一律用佔位符」變成每次都會發生的固定動作；本課是提示工程課程裏面向校務與家長溝通的一環，與 引用式提示 銜接。

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格式比內容更難

行政文書有一個特點：格式比內容難。 通告的內容往往只有五句話，難的是稱呼、編號、回條格式、語氣分寸，以及「這句話會不會被家長誤會」。這些正是通用 AI 不知道的東西，因為它沒有讀過你學校的文件。

可以把它想成一位剛入職的校務助理：文筆不差，但不清楚你校通告的版面與用語。你不告訴他格式，他就按他見過的其他學校來寫。短期靠提示裏的格式描述，長期靠校本知識庫讓它讀過你校的真實範本，見 校本知識庫 與 LLM 教室：知識庫與 RAG。

第二個原理關乎安全。把真實個人資料貼進通用 AI，是行政場景最常見也最嚴重的錯誤。 姓名、班別、學號、家長電話、SEN 評估結果——這些一旦貼進沒有不訓練條款、沒有加密儲存、沒有稽核紀錄的消費者工具，學校就失去了對這批資料的控制。佔位符不是麻煩，而是讓你可以放心使用 AI 的前提：AI 負責文字，身分資料留在學校系統。香港《個人資料（私隱）條例》的六項保障資料原則，是校長與校董會最常引用的判斷基準。

行政提示的地基是佔位符：它讓你可以用 AI 寫稿，而個人資料從來沒有離開學校。

四組可直接使用的模板

通告連回條

角色：你是香港[小學／中學]的[組別]教師，負責撰寫致家長通告。
任務：就[事項]撰寫一份通告，附回條。
輸出格式：
1. 通告正文，不多於 250 字，依序交代——目的、日期時間地點、學生須知、費用、家長須辦事項。
2. 獨立回條部分，包含家長簽署欄與回條交回日期。
3. 一張「需要核實的資料」清單，逐項列出正文與回條內所有佔位符。
限制：語氣正式而簡潔，用繁體中文（香港用語），稱呼用「敬啟者」;不要抒情或宣傳語句。所有日期、時間、地點、金額、截止日期、負責教師姓名一律以[方括號佔位符]呈現，不得自行填入或推測。不要包含任何學生姓名、班別或學號。
背景：[一兩句說明事項的性質與需要家長配合的地方]

家長信

這一類信最敏感。關鍵是描述行為而不描述人，並且完全不輸入身分資料。

角色：你是香港中學的班主任，需要就一位學生的情況致函家長，目的是邀約面談而不是指責。
任務：撰寫一封家長信，說明校方觀察到的情況、學校已提供的支援，以及希望與家長商討的事項。
輸出格式：信件正文不多於 300 字，分三段——觀察、學校已做的、邀請面談並提供兩個時段選擇。另附一行「本信需要核實的資料」。
限制：語氣尊重、不帶指責、不作診斷或評價學生的能力與品格。學生一律稱為[學生]，日期時間地點與教師姓名一律用佔位符。不要建議任何校外服務或機構，那部分由學校按程序決定。若你對某項校方程序不確定，寫「請按校本程序核實」而不要自行描述流程。
情況描述（不含姓名）:[以行為描述，例如「近兩週有四次遲到，家課欠交三次，課堂參與明顯下降」]

會議紀錄

角色：你是校內會議的紀錄整理助理。
任務：以下是[科組／委員會]會議的散亂筆記。請整理成正式會議紀錄。
輸出格式：
1. 會議資料欄（日期、時間、地點、出席者）以佔位符呈現。
2. 「討論事項」，按議程分點，每點兩至三句，只記錄實際說過的內容。
3. 「決議及跟進」逐項列出——決議內容、負責崗位、完成期限。
4. 「筆記不清晰之處」清單，列出你無法確定的部分。
限制：不要補完語意不清的句子，也不要為沒有明確結論的討論寫出結論；不確定的一律放入第 4 部分。負責人一律以崗位稱謂表示（例如科主任、班主任），不要寫出姓名。用繁體中文（香港用語），語氣中立。
筆記：[貼上筆記，事先刪去姓名與學生資料]

家長晚會講稿

角色：你是香港中學[科目]科科主任，要在中二家長晚會向家長介紹本科的學習安排。
任務：撰寫一份八分鐘的講稿。
輸出格式：講稿全文（約 900 字），分四部分——本科今年的學習重點、家課與評估安排、家長在家可以怎樣支援、提問時段的引導語。另附「講者提示」三行，提醒哪些地方要放慢、哪些地方要看家長反應。
限制：用口語化但專業的繁體中文（香港用語），避免教育術語堆砌，出現專有名詞時用一句白話解釋。不要承諾任何學校未確定的安排；凡涉及日期、比重、測驗次數的具體數字一律用佔位符並在文末列出核實清單。不要提及任何學生或教師的姓名。
背景：[本科今年的重點、家長最常問的三條問題]

中英雙語通告可先用上面模板生成中文版，再另開一次請求把中文定稿翻成英文，限制加一句「保留原文的正式程度，專有名詞與金額原樣照抄，不要重新組織段落」。不要要求 AI 一次過生成兩個版本，否則兩邊內容容易對不上。

容易走歪的地方

• 把真實資料貼進通用工具。 最常見的是整份出席紀錄或成績表原封不動貼上去。自查：貼入前是否已刪去姓名、班別、學號與聯絡方式？若檔案仍含可識別資料，不應貼入。
• 沒有指定字數與語氣。 AI 預設會寫得長而熱情，通告像宣傳單張。自查：限制行有沒有字數上限、有沒有明言不要抒情句？
• 讓 AI 填日期與費用。 它會填，而且填得很像真的。自查：輸出裏可核實欄位是否全部為佔位符，並有另列核對清單？
• 會議紀錄讓 AI 補完結論。 筆記寫「大家傾向同意」,AI 會寫成「會議通過」。自查：不確定的內容有沒有放在「筆記不清晰之處」，而不是寫進決議？

動手做一次

選你本週要發的一件行政事項（例如活動通告、家長信或科組會議紀錄），用上面最接近的一組模板，在「背景」或「情況描述」欄填入兩句真實內容（不含任何姓名與學號），跑一次 AI。

做甚麼： 把 AI 輸出與你校去年同類文件並排，檢查三項——稱呼與格式是否像本校文件？可核實欄位是否全部為佔位符並有核對清單？有沒有自行填入日期、費用或截止日期？

交出甚麼： 初稿一份，加一張你自己填好的「需要核實的資料」清單（五項以內），逐項寫上你會向誰核實（例如校務處、科主任、上次會議紀錄）。

怎樣算做對： 初稿只需填佔位符、不需改結構或語氣，而核對清單裏每一項你都知道去哪裏找正確答案。若 AI 自行填了任何日期或金額，代表限制行要再加強。

要讓 AI 直接引用學校自己的通告範本與政策原文，見 引用式提示；想知道行政工作還有哪些環節可以交給 AI，見 用 AI 減輕教師行政負擔。