校務文書與家長溝通提示:通告、家長信與會議紀錄

場景:一封通告改了四遍,還是漏了截止日期

星期五下午三點,訓導組要在放學前發出下星期旅行的通告。負責老師找出去年的舊通告,改日期、改地點、改費用,印出來派了,晚上七點收到家長 WhatsApp:回條截止日仍然寫著去年的日子。

有教師開始用 AI 處理這件事,但第一次嘗試通常是這樣:

幫我寫一封小六旅行通告。

出來的東西句子通順,格式卻不像香港學校的通告——沒有通告編號、沒有回條、稱呼寫成「親愛的家長」、結尾竟然有一句「期待與您共創美好回憶」。老師把它整份重寫,結論是「AI 唔啱用」。

其實只是提示太短。同一件事,加上對象、格式與核對要求:

角色:你是香港小學的訓導組教師,負責撰寫致家長通告。
任務:就小六級秋季旅行撰寫一份通告,連回條。
輸出格式:通告正文(不多於 250 字)、獨立的回條部分、以及一張「需要核實的資料」清單。
限制:語氣正式而簡潔,用繁體中文(香港用語);不要抒情句;所有日期、時間、地點、費用與截止日期一律以佔位符呈現,並列入核實清單,不要自行填入。

這一次出來的稿,老師只需要填五個空格、核對一張五行的清單,七分鐘完成。

原理

行政文書有一個特點:格式比內容難。 通告的內容其實只有五句話,難的是稱呼、編號、回條格式、語氣分寸,以及「這句話會不會被家長誤會」。這些正是通用 AI 不知道的東西,因為它沒有讀過你學校的文件。

可以這樣理解:AI 像一位文筆不錯但第一天上班的助理。你不告訴他學校通告長甚麼樣,他就按他見過的其他學校來寫。解決方法有兩層——短期靠提示裡的格式描述,長期靠校本知識庫讓它讀過你學校的真實範本,見 校本知識庫 與 LLM 教室:知識庫與 RAG。

第二個原理關乎安全。把真實個人資料貼進通用 AI,是行政場景最常見也最嚴重的錯誤。 陳大文、6A 班、學號、家長電話、SEN 評估結果——這些一旦貼進沒有不訓練條款、沒有加密儲存、沒有稽核紀錄的消費者工具,學校就失去了對這批資料的控制。佔位符做法不是麻煩,而是讓你可以放心使用 AI 的前提:AI 負責文字,身分資料留在學校系統。香港《個人資料(私隱)條例》的六項保障資料原則,是校長與校董會最常引用的判斷基準。

模板一:通告

角色:你是香港[小學/中學]的[組別]教師,負責撰寫致家長通告。
任務:就[事項]撰寫一份通告,附回條。
輸出格式:
1. 通告正文,不多於 250 字,依序交代——目的、日期時間地點、學生須知、費用、家長須辦事項。
2. 獨立回條部分,包含家長簽署欄與回條交回日期。
3. 一張「需要核實的資料」清單,逐項列出正文與回條內所有佔位符。
限制:語氣正式而簡潔,用繁體中文(香港用語),稱呼用「敬啟者」;不要抒情或宣傳語句。所有日期、時間、地點、金額、截止日期、負責教師姓名一律以[方括號佔位符]呈現,不得自行填入或推測。不要包含任何學生姓名、班別或學號。
背景:[一兩句說明事項的性質與需要家長配合的地方]

模板二:家長信(需要溝通個別情況時)

這一類信最敏感。關鍵是描述行為而不描述人,並且完全不輸入身分資料。

角色:你是香港中學的班主任,需要就一位學生的情況致函家長,目的是邀約面談而不是指責。
任務:撰寫一封家長信,說明校方觀察到的情況、學校已提供的支援,以及希望與家長商討的事項。
輸出格式:信件正文不多於 300 字,分三段——觀察、學校已做的、邀請面談並提供兩個時段選擇。另附一行「本信需要核實的資料」。
限制:語氣尊重、不帶指責、不作診斷或評價學生的能力與品格。學生一律稱為[學生],日期時間地點與教師姓名一律用佔位符。不要建議任何校外服務或機構,那部分由學校按程序決定。若你對某項校方程序不確定,寫「請按校本程序核實」而不要自行描述流程。
情況描述(不含姓名):[以行為描述,例如「近三週有五次遲到,家課欠交兩次,課堂參與明顯下降」]

模板三:會議紀錄

角色:你是校內會議的紀錄整理助理。
任務:以下是[科組/委員會]會議的散亂筆記。請整理成正式會議紀錄。
輸出格式:
1. 會議資料欄(日期、時間、地點、出席者)以佔位符呈現。
2. 「討論事項」,按議程分點,每點兩至三句,只記錄實際說過的內容。
3. 「決議及跟進」表格三欄——決議內容、負責崗位、完成期限。
4. 「筆記不清晰之處」清單,列出你無法確定的部分。
限制:不要補完語意不清的句子,也不要為沒有明確結論的討論寫出結論;不確定的一律放入第 4 部分。負責人一律以崗位稱謂表示(例如科主任、班主任),不要寫出姓名。用繁體中文(香港用語),語氣中立。
筆記:[貼上筆記,事先刪去姓名與學生資料]

模板四:家長晚會講稿

角色:你是香港中學[科目]科科主任,要在中一家長晚會向家長介紹本科的學習安排。
任務:撰寫一份八分鐘的講稿。
輸出格式:講稿全文(約 900 字),分四部分——本科今年的學習重點、家課與評估安排、家長在家可以怎樣支援、提問時段的引導語。另附「講者提示」三行,提醒哪些地方要放慢、哪些地方要看家長反應。
限制:用口語化但專業的繁體中文(香港用語),避免教育術語堆砌,出現專有名詞時用一句白話解釋。不要承諾任何學校未確定的安排;凡涉及日期、比重、測驗次數的具體數字一律用佔位符並在文末列出核實清單。不要提及任何學生或教師的姓名。
背景:[本科今年的重點、家長最常問的三條問題]

常見錯誤

1. 把真實資料貼進通用工具。 最常見的是整份出席紀錄或成績表原封不動貼上去。修正:先刪去姓名、班別、學號與聯絡方式,用佔位符或代號,回到學校系統才對號入座。
2. 沒有指定字數與語氣。 AI 預設會寫得長而熱情,結果通告像宣傳單張。修正:字數上限與語氣要求寫死在限制行,並明言不要抒情句。
3. 讓 AI 填日期與費用。 它會填,而且填得很像真的。修正:所有可核實欄位一律佔位符,並要求另列核實清單;這一步省不得。
4. 會議紀錄讓 AI 補完結論。 筆記寫「大家傾向同意」,AI 會寫成「會議通過」。修正:明文要求不得為沒有明確結論的討論寫出結論,不確定的放進「筆記不清晰之處」。

進階變化

• **中英雙語通告:**先用模板一生成中文版,再另開一次請求把中文定稿翻成英文,限制加一句「保留原文的正式程度,專有名詞與金額原樣照抄,不要重新組織段落」。不要要求 AI 一次過生成兩個版本,否則兩邊內容容易對不上。
• **突發事件通知:**把模板一的語氣改為「簡潔、事實為先、不作揣測」,輸出加一項「家長最可能追問的三條問題及建議回應」,方便校務處接電話時口徑一致。
• **SEN 學生的家長溝通:**模板二加一句限制——「不得使用任何診斷性或標籤性字眼,只描述可觀察的行為與學校提供的具體支援」。
• **常識科或科學科的參觀通告:**在背景欄補上學習目標一句,AI 就會在正文加入「本次參觀配合本學期的學習重點」的說法,家長接受度明顯較高。
• **會議紀錄的持續改進:**把上一次的紀錄作為格式示例貼進提示,AI 會沿用你科組的分段習慣,這比在限制行描述格式更準確。

小結與下一步

行政提示的價值不在於省下打字,而在於把「格式正確、語氣合宜、資料要核實」三件事變成每次都會發生的固定動作。佔位符是這一套做法的地基:它讓你可以用 AI,而個人資料從來沒有離開學校。

要讓 AI 直接引用學校自己的通告範本與政策原文,見下一課 引用式提示;想知道行政工作還有哪些環節可以交給 AI,見 用 AI 減輕教師行政負擔。